Gmail のフィルタ設定の基本を押さえておこう ; Tips of Gmail Filters Settings

@satobo0 が Gmail を導入したいということで,一通り設定を教えた。しかし,フィルタの設定がライトユーザである彼には難易度が高かったようなので,少しまとめておこうと思う。

まず,フィルタの基本コマンドをまとめておきます。

コマンド 処理内容
OR “または” を示す OR 構文
半角スペース “かつ” を示す AND 構文
“除外” “否定” を示す NOT 構文
( ) キーワードやコマンドをまとめる
{ } キーワードやコマンドを OR 構文でまとめる
has:attachment 添付ファイル付のメール
filename: 添付ファイル名
from: 差出人 (送信者) のアドレスや名前
to: 宛先 (受信者) のアドレスや名前
cc: [Cc:] 宛先のアドレスや名前
bcc: [Bcc:] 宛先のアドレスや名前
subject: 件名の中の単語


このくらい使えれば十分だと思います。もちろん覚えなくても大丈夫です。
Gmail の検索でも使えるので覚えておくとかなり便利です。

さて,例えば設定例を考えてみましょう。

Gmail の設定から [新しいフィルタを作成] → [フィルタを作成] するで条件を指定していきます。
[From:] [To:] [件名:] [キーワード:] [含めないキーワード:] [添付ファイルあり] のそれぞれの条件を指定することができます。

■ [OR] と [AND] の使い方
[OR] と [AND] の使い方がわかると,すっきりとフィルタの設定ができるので,まずはここから。

例えば,A@mail.com と B@mail.co.jp の 2 つのアドレスを使って考えてみましょう。

[OR] の場合 → A@mail.com OR B@mail.co.jp
→ A@mail.com [または] B@mail.co.jp
= A@mail.com と B@mail.co.jp の [どちらかに] 当てはまる

[AND] の場合 → A@mail.com B@mail.co.jp (半角スペースでつなぎます)
→ A@mail.com [かつ] B@mail.co.jp
= A@mail.com と B@mail.co.jp の [どちらも] 当てはまる

この意味の違いを理解しましょう。いくつかの Mail を同時にフィルタリングしたい場合は [OR] を使うことの方が多いと思います。

■ { } と ( ) の使い方
ここで以下の例に注意が必要だと思います。フィルタの設定が複雑になるときはこちらが便利です。

{A@mail.com B@mail.co.jp}
= A@mail.com と B@mail.co.jp の [どちらかに] 当てはまる

{ } で条件をまとめた場合,各条件を半角スペースでつないでも [AND] にはなりません。
★がオススメする使い方としては,大きな条件を ( ) でつなぎ,条件の内容を { } でつなぐ使い方です。例えば以下です。

({@mail.com @mail.co.jp} -{A@mail.com B@mail.co.jp})
= @mail.com と @mail.co.jp の [どちらかに] 当てはまる [かつ] A@mail.com と B@mail.co.jp の[どちらかに] 当てはまるものを除外する

どうでしょう? いきなり [NOT] 構文を使いましたが,現実的にはこうしたフィルタの設定が多いと思います。

例えば,A@mail.com と B@mail.co.jp 宛の Mail で画像ファイルが添付されているものだけを携帯電話アドレスへ転送する際のフィルタを考えてみましょう

[To:] {A@mail.com B@mail.co.jp}
[キーワード:] {filename:jpg}
[添付ファイルあり] チェックを入れる → [次のステップ] をクリックする
→ [次のアドレスに転送する:] チェックを入れ,携帯電話アドレスを選択する
* 携帯電話のアドレスの受信設定を忘れずに

という感じです。特定のラベルを付けたり,既読にしてアーカイヴしてしまったりなど様々な動作設定が可能なので,自分に合ったフィルタを作成してもらえればと思います。転送系のフィルタはテストしてから設定しないと大変なことになるので注意が必要です。

ちょっとした工夫でとても便利になるので,初心者の方は是非とも挑戦してください。直接,会える方にはサポートもしますよ。

Comments

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Gmail のフィルタ設定の基本を押さえておこう ; Tips of Gmail Filters Settings” への2件のフィードバック

  1. ありがとうございます!

    フィルタの設定も大分慣れてきました!

  2. > サトボー
     いえいえ。少しでも役に立って良かったよ。

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